Integridade dos documentos.

Documentos são descrições gráficas de condições estabelecidas e registradas para uso posterior. Aplicadas no nosso dia a dia, existem muitas razões e maneiras de realizar estas descrições por conta da sua importância em fazê-las. Na história da humanidade, foram utilizados vários recursos para tanto e com a finalidade única de transmitir adiante, determinações e orientações do interesse comum. Esculpidas em pedra, escritas em pergaminhos, papiros, folha de papel e nos tempos atuais, em mídia digital criptografadas sempre se mostrou necessário registrá-las.
Um documento tem que possuir conteúdo intrínseco da informação que se queira transmitir e é muito importante que este tenha alcance relevante ao que representa. Um documento que pretende repassar uma orientação é diferente de outro que descreve um acontecimento. Documentos oficiais têm a função de orientar a maneira correta de realizar uma atividade ou revelar uma verdade importante. Na sociedade existem em todos os níveis, aplicação de documentos que podem ser legislativo, jurídicos, financeiros, contratuais e tantos outros. Artigos que visam promover o entretenimento das pessoas não podem ser considerados documentos, pois a função deste é estimular o bem estar do leitor.
Dada a importância do mesmo, o documento deve ser elaborado, revisado e autorizado por pessoas competentes baseado em informações fidedignas evitando-se assim, falhas decorrentes da elaboração. Quando possível, utilizar-se uma linguagem coerente com o assunto tratado e de fácil entendimento pelas pessoas que irão utilizá-lo. Lógico que há situações em que haverá assuntos complexos a ser tratado daí a importância de realizar a descrição dentro do universo de aplicação do documento.
As alterações realizadas durante a vida útil de aplicação do documento devem ser registradas e versões em desuso devem ser identificadas como tal, segregadas, arquivadas em local seguro de maneira a permitir sua recuperação imediata.
Os documentos deverão estar disponíveis aos interessados para consulta salvo na condição de segredo justificado. Preservado contra a ação das intempéries e ataques por microrganismos sendo que seu acesso deve ser facilitado utilizando-se o arquivamento por ordem numérica, alfabética ou por datas.
A principal função dos documentos nas organizações é descrever a arquitetura das atividades. Demonstrar o modo como as partes se relacionam com o todo na estrutura organizacional são cruciais para um bom andamento dos trabalhos a serem realizados. Revelando de qual maneira as atividades estão ligadas, facilita o controle dos processos utilizados pela empresa e a imediata identificação das possíveis alterações e ajustes quando se fizer necessário.
Com a documentação devidamente estruturada, fica fácil administrar os conteúdos envolvidos no negócio e a perspectiva de sucesso é muito mais previsível.